pengantar komunikasi bisnis

       Komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang dilakukan dalam kegiatan bisnis yang meliputi kegiatan mengirim dan menerima pesan-pesan antara dua orang, antar kelompok kecil dalam masyarakat, atau kegiatan komunikasi dalam suatu lingkungan tertentu yang memiliki tujuan mempengaruhi perilaku  individu dalam suatu organisasi. Seorang individu dalam organisasi diharuskan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, dalam rangka membantu pencapaian tujuan organisasi. Seorang individu dikatakan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, jika individu tersebut mampu mengirimkan dan menerima  pesan-pesan secara jelas, wajar dan efisien.

Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, komunikasi merupakan suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Pengertian komunikasi dalam hal ini meliputi pertukaran informasi yang melibatkan dua individu atau lebih, dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang dilakukan baik secara verbal (lisan dan tulisan) maupun non verbal (sinyal-sinyal atau bahasa isyarat). Komunikasi yang dilakukan antar individu dalam kegiatan bisnis telah berkembang sejalan dengan berkembangnya media komunikasi yang ada, baik media elektronik maupun media non-elektronik.

Media non-elektronik saat ini telah memberikan banyak variasi terutama dari jenis surat kabar, majalah dan tabloid. Sementara itu penggunaan bahasa isyarat juga banyak digunakan dalam kegiatan komunikasi untuk mendukung efektivitas jalannya komunikasi. Perkembangan media elektronik dewasa ini juga memberikan kontribusi yang cukup signifikan bagi peningkatan intensitas maupun efektivitas komunikasi. Media audio-visual (televisi), intercom, radio panggil (pager), internet (websites dan e-mail), teleconference, video conference, telepon biasa (fixed line), telepon seluler, dan lain-lain.

Komunikasi bisnis merupakan interaksi antar individu yang berbeda dengan bentuk interaksi interpersona seperti yang kita temukan sehari-hari, namun lebih mengarah pada suatu kegiatan komunikasi yang terjalin  dalam kerangka tujuan bisnis yang dilakukan baik dalam bentuk verbal (lisan dan tulisan) maupun non verbal (bahasa isyarat). Komunikasi yang terjalin dalam kerangka bisnis tersebut dapat terjadi dalam interaksi individu yang berlatar belakang budaya sama atau berbeda. Pada perusahaan domestik yang melakukan kerjasama bisnis dengan rekanan bisnis di dalam negeri akan melakukan komunikasi dengan latar budaya yang sama, namun bagi perusahaan multinasional di mana perusahaan beroperasi dan memasarkan produknya di banyak negara, maka interaksi dengan banyak budaya yang berbeda akan sering terjadi. Komunikasi lintas budaya tersebut harus menjadi perhatian tersendiri, karena kompleksitas sifat atau karakteristik budaya akan sangat menentukan efektivitas tujuan komunikasi.

Komunikasi verbal yang dalam hal ini dapat dilakukan secara lisan maupun tulisan, pada umumnya dilakukan oleh individu dalam organisasi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, di mana komunikasi bentuk ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi secara baik. Dalam kegiatan bisnis, komunikasi bentuk ini akan sering digunakan di mana intensitasnya akan semakin meningkat sejalan dengan peningkatan usaha yang dijalankan. Melalui komunikasi verbal ini, maka diharapkan interaksi antar individu dapat lebih efektif, karena masing-masing pihak dapat memahami apa yang disampaikan atau dikatakan dengan jelas dan benar.

Komunikasi bisnis yang efektif sangat dipengaruhi oleh ketrampilan individu dalam menyampaikan dan menerima pesan. Ketrampilan komunikasi memerlukan suatu usaha dari dalam individu, untuk melatih pemahaman dan kemampuan menyelaraskan kondisi serta situasi ketika berkomunikasi dengan gaya dan media komunikasi dalam rangka mencapai tujuan komunikasi. Efektivitas komunikasi tidak semata dapat dicapai melalui komunikasi lisan dan tulisan saja, namun demikian bahasa isyarat dan sinyal-sinyal yang ditunjukkan melalui bahasa tubuh individu ketika berkomunikasi akan mempengaruhi persepsi si penerima pesan. Interpretasi terhadap sinyal yang ditunjukkan pembicara akan ditangkap oleh penerima secara berbeda tergantung pada latar belakang komunikan (latar belakang budaya, pendidikan, nilai-nilai yang dianut, dan sebagainya). Dengan demikian hal terpenting ketika kita berkomunikasi untuk tujuan bisnis adalah bahwa kita harus merencanakan komunikasi bisnis tersebut dengan sebaik-baiknya.

Dengan demikian, pada saat berkomunikasi dalam lingkungan bisnis, para individu berupaya menciptakan dan mempertahankan kesan positif. Faktor-faktor yang tidak disengaja , seperti gerak isyarat atau ketegangan dalam suara, mungkin menimbulkan gangguan yang tidak diinginkan oleh pembicara.

Terdapat sembilan prinsip komunikasi yaitu sebagai berikut:

1. Secara keseluruhan perilaku mengkomunikasikan sesuatu dengan sengaja atau tidak sengaja.
2. Komunikasi nonverbal sangat berpengaruh terhadap persepsi
3. Konteks berpengaruh terhadap komunikasi
4. Arti terdapat pada orang-orang, bukan dalam kata-kata
5. Komunikasi tidak dapat dirubah
6. Gangguan berpengaruh terhadap komunikasi
7. Komunikasi adalah sirkuler dan bukan linier
8. Memiliki dasar permufakatan yang dapat menjamin keberhasilan dalam komunikasi
9. Komunikasi selalu memiliki beberapa jenis efek.

Dalam proses komunikasi, para komunikator adalah Transceiver yaitu mereka yang mengirim dan menerima pesan-pesan pada saat yang bersamaan. Faktor lain yang harus diperhatikan dalam komunikasi bisnis adalah arah komunikasi. Komunikasi ke bawah terjadi jika manajer mengirimkan pesan kepada satu orang bawahan atau lebih. Komunikasi ke bawah seringkali berbentuk pemberian instruksi atau perintah dari atasan kepada bawahan yang intinya adalah bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan. Sedangkan komunikasi ke atas terjadi jika pesan mengalir dari bawahan ke manajer atau ke jajaran eksekutif. Para pegawai atau karyawan harus melaporkan kemajuan pelaksanaan pekerjaan mereka kepada atasan.

Komunikasi ke atas merupakan hal yang penting karena para manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka yaitu apakah pesan-pesan mereka telah dipahami atau bagaimana keputusan-keputusan tersebut diterima serta masalah-masalah apa yang dikembangkan. Komunikasi horisontal atau komunikasi lateral terjadi antara orang-orang pada tingkat yang sama atau orang-orang pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi. Komunikasi horisontal yang efektif dapat membantu orang-orang untuk mencapai tujuan yang ditetapkan secara efektif.

Suatu komunikasi yang terjadi merupakan suatu proses, dan sebagai suatu proses komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan, yang selaras atau serasi, serta meliputi proses menulis, mendengar dan mempertukarkan informasi. Suatu proses komunikasi terdiri dari enam tahapan yaitu sebagai berikut:

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

Dalam suatu komunikasi, terdapat kecenderungan adanya beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya beberapa faktor yang menjadi penghambat antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Masalah dalam mengembangkan pesan
2. Masalah dalam menyampaikan pesan
3. Masalah dalam menerima pesan
4. Masalah dalam menafsirkan pesan. Terjadinya masalah dalam menafsirkan pesan disebabkan antara lain karena adanya perbedaan latar belakang, perbedaan dalam menafsirkan kata, dan adanya perbedaan dalam reaksi emosional.

Kesalahpahaman dalam berkomunikasi dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan penyampaiannya, kredibilitas pengirim pesan, dan kemampuan mengendalikan pesan.

          Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam usaha mengelola komunikasi, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Mengurangi jumlah pesan, dengan melalui seleksi pengiriman pesan keluar.
2. Membuat instruksi pesan yang jelas
3. Mendelegasikan tanggung jawab
4. Melatih petugas

Semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah memberikan peluang untuk berkomunikasi dengan seseorang yang berbicara dengan bahasa dan budaya yang berbeda. Pengembangan keterampilan komunikasi bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya, mengingat kecenderungan dunia bisnis yang semakin kompleks dan beroperasi di banyak negara (kecenderungan semakin banyaknya perusahaan global). Kendala utama dalam komunikasi lintas budaya adalah perbedaan budaya dan masalah bahasa.

Adanya perbedaan budaya seringkali menjadikan komunikasi menjadi tidak efektif. Perbedaan budaya dapat ditunjukkan dalam nilai-nilai sosial, ide status, kebiasaan pengambilan keputusan, sikap terhadap waktu, pengaturan jarak bicara, konteks budaya, bahasa tubuh, adat istiadat, perilaku hukum, dan etika. Seorang individu dapat mempelajari budaya tertentu dengan cara membaca literatur, berkomunikasi dengan individu yang menjadi bagian dari suatu budaya, mengunjungi suatu negara, maupun mempelajari kebiasaan-kebiasaan yang dilakukan oleh masyarakat suatu negara.